Manual de Operación y Procesos - OptiDesk Cloud

1. Flujos de Trabajo y Procesos Operativos Clave (10)

Flujo 1: Ciclo Integral de Atención al Paciente

1. Recepción y Alta de Expediente (/pacientes) → 2. Examen Visual OD/OI y Receta (/examenes) → 3. Generación de Orden de Laboratorio (/ordenes) → 4. Importación al POS y Cobro de Anticipo con QR (/pos) → 5. Recepción de Taller y Notificación WhatsApp → 6. Liquidación de Saldo en Cobros y Entrega de Lentes.

Flujo 2: Operación Diaria de Caja Chica y Turnos

1. Apertura de Turno con Fondo Inicial de Efectivo → 2. Cobro Automático de Ventas y Abonos → 3. Registro de Movimientos Manuales (Gastos menores / Egresos) → 4. Arqueo Ciego de Cierre y Emisión del Ticket de Corte.

Flujo 3: Abastecimiento, Compras e Ingreso a Stock

1. Catálogo de Proveedores y Productos → 2. Orden de Compra en Borrador → 3. Confirmación de Compra con Incremento de Stock, Lotes de Entrada con Caducidad y Registro en Kardex.

Flujo 4: Taller y Laboratorios Ópticos

1. Catálogo de Tipos de Trabajo y Matriz de Precios/Tiempos → 2. Despacho con Hoja de Taller y Código de Barras → 3. Trazabilidad de Estados: Pendiente → En Proceso → Listo → Entregado.

Flujo 5: Cobranza a Clientes y Abonos

1. Búsqueda de Paciente o Folio (/cobros) → 2. Registro del Abono Parcial o Total → 3. Emisión de Recibo Térmico y Finiquito Automático al llegar a $0.00.

Flujo 6: Onboarding y Puesta en Marcha

1. Datos Fiscales y Logotipo (/empresa) → 2. Parámetros y Folios (/parametros) → 3. Personal y Permisos RBAC (/empleados) → 4. Siembra de Catálogo Inicial.

Flujos 7 al 10: Movilidad PWA, Citas FullCalendar, Suscripciones y Garantías

Operación táctil PWA con soporte offline, programación de agenda médica con candados de autoría por optometrista, enforzamiento de límites de usuarios por plan (PlanFilter) y tramitación de garantías con dictamen técnico y re-trabajo a $0.

2. Inventario Modular del Sistema (21 Módulos)

1. Dashboard (/dashboard): KPIs de ventas, CxC, taller y alertas.
2. Pacientes (/pacientes): Expedientes clínicos y WhatsApp 1-clic.
3. Exámenes Visuales (/examenes): Refracción OD/OI y recetas membretadas.
4. Recall Anual (/recall): Recordatorios automatizados a 12 meses.
5. Tipos de Trabajo (/tipos-trabajo): Monofocales, Progresivos, AR.
6. Laboratorios (/laboratorios): Matriz de costos y tiempos de maquila.
7. Órdenes de Trabajo (/ordenes): Hojas de taller con código de barras.
8. Punto de Venta POS (/pos): Cobranza ágil, anticipos y tickets térmicos.
9. Ventas (/ventas/historial): Bitácora, reimpresión y cancelaciones.
10. Cobros (/cobros): Cuentas por cobrar y abonos escalonados.
11. Promociones (/promociones): Cupones, descuentos % y campañas 2x1.
12. Caja Chica (/caja): Turnos, arqueos ciegos y control de gastos.
13. Catálogo (/productos): Armazones, micas, lentes y accesorios.
14. Stock & Kardex (/stock): Lotes con caducidad y carga Excel.
15. Compras (/compras): Abastecimiento mayorista y proveedores.
16. Empleados & Permisos (/empleados): RBAC y comisiones.
17. App Móvil PWA (/manifest.json): Acceso táctil y soporte offline.
18. Agenda & Citas (/calendario): FullCalendar v6 y autoría médica.
19. Planes (/pricing): Consultorio ($490), Comercial ($890), Cadena ($1490).
20. Portal QR (/portal): Consulta de orden y receta digital libre.
21. Garantías (/garantias): Re-trabajos a $0 y saldos a favor.

3. Protocolos y Checklists Diarios

Checklist de Apertura (Mañana)
  • Apertura de turno en /caja con fondo en efectivo para cambio.
  • Revisión de órdenes "Listas" para avisar a pacientes por WhatsApp.
  • Consulta de citas médicas del día en /calendario.
  • Revisión de alertas de stock y caducidades en Dashboard.
Checklist de Cierre (Noche)
  • Verificación y conciliación de todas las ventas del turno.
  • Registro de gastos menores y comprobantes en caja chica.
  • Conteo físico ciego, corte de turno e impresión de ticket.
  • Resguardo de respaldos y cierre de sesión seguro.